Intervju: E-računi za proračunske uporabnike so le prvi korak
28.11.2014 00:01 / Finance 231/2014
Aleksandra Miklavčič, generalna direktorica uprave za javna plačila
Za vsa podjetja, ki poslujete s proračunskimi uporabniki, se 1. januarja napovedujejo spremembe. Po tem datumu jim boste namreč lahko izdali le še elektronske račune. To pomeni, da se bo od šest do osem milijonov računov izdajalo le še po elektronskih poteh, a to je le prvi korak do tega, da bi elektronske račune za poslovanje uporabljala vsaj večina gospodarskih subjektov.
miklavcic-aleksandra07-be.1417101281.jpg.o.600px.jpg
Slovenija ni med prvimi državami, ki uvajajo e-račune, a nismo niti med zadnjimi. Želimo urediti tudi to, da bo mogoče izmenjevati e-račune s tujino, a to načrtujemo šele v drugi fazi. Aleksandra Miklavčič, direktorica Uprave za javna plačila Ljubljana Foto: Aleš Beno
Prvega januarja se uvajajo e-računi pri poslovanju s proračunskimi uporabniki. Kaj to pomeni za podjetja, ki poslujejo z njimi?
Vsi, ki račune izdajajo proračunskim uporabnikom, bodo morali te račune od leta 2015 pošiljati v elektronski obliki. Treba je opozoriti, da presečni datum za poslane račune ni 1. januar. Če račun do prejemnika prispe 1. januarja, mora biti izdan že kot e-račun. Presečni datum je torej 31. december. Po 1. januarju morajo biti vsi računi, ki jih dobijo proračunski uporabniki, v elektronski obliki.
Kaj pravzaprav je e-račun?
E-račun je navaden račun, le v elektronski obliki in ima zato drugačno pot do prejemnika, drugačno obdelavo, a enako vsebino in vrednost.
Kako so podjetja že zdaj pripravljena na e-račune?
Že nekaj časa sodelujemo z Gospodarsko zbornico Slovenije v okviru Nacionalnega foruma za eRačun in prek tega tudi dobivamo informacije, kako so podjetja seznanjena z e-računi. Nekatera velika podjetja že poslujejo z e-računi, jih prejemajo in izdajajo. Najtežji pri vsem je začetek. Po mojih pričakovanjih bo zahteva, da morajo podjetja proračunskim uporabnikom izdajati e-račune, prelomnica in bodo tudi med seboj začela poslovati z e-računi.
Če proračunski uporabniki prejmejo papirnat račun, gre za kršenje zakona, ni pa prekršek. Če podjetje e-računov ne bo izdajalo, se proračunski uporabnik lahko obrne na novega dobavitelja, ki je e-račune sposoben izdajati.
Ta ureditev torej pomeni, da si bo tudi zasebni sektor med sabo lahko začel izdajati e-račune?
Menimo, da se bo to zgodilo. Naš sistem omogoča prejetje e-računa prek bančnega sistema, kjer je že utečen sistem za izmenjave, prek določenih ponudnikov elektronskih poti in prek portala uprave za javna plačila (UJP). To vse bo tudi podlaga za izmenjavo e-računov med gospodarskimi subjekti. Poti so že postavljene in prepričana sem, da se bo zelo malo podjetij odločilo za prejemanje in izdajo računov tako v elektronski kot tudi papirni obliki.
Torej, izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom je le prvi korak?
Da. Končni cilj je, da bi se e-računi razširili tudi med poslovnimi subjekti.
Na koliko podjetij vpliva uvedba elektronskih računov za poslovanje s proračunskimi uporabniki?
Števila podjetij ne poznam, ocenjujemo pa, da gre za šest do osem milijonov računov na leto.
Omenili ste tri različne možnosti za izdajanje e-računa. Kako bo to videti v praksi, če ima podjetje na primer urejeno pot prek bančnega sistema, prejemnik pa ima ponudnika elektronske poti? Kako bo pot usklajena, da pri izdajanju in prejemanju ne bo težav?
6-8
milijonov papirnih računov se bo z novim letom spremenilo v e-račune.
Zdaj izdate račun na papirju, ga v ovojnici oddate na pošto, pošljete in ste prepričani, da pride do prejemnika. Izmenjavo e-računov smo postavili podobno. Kot izdajatelj imate možnost, da e-račun izdate neposredno prek našega portala UJP, kjer ga vpišete. Če pa izdajate veliko računov, izberete banko ali enega izmed ponudnikov elektronskih poti glede na njihove pogoje. Ko e-račun oddate, brez težav pride do prejemnika.
Torej ni možnosti, da bi se račun vmes izgubil oziroma poti ne bi bili usklajeni?
Ne, saj se program povezuje izključno z elektronsko potjo. Na končnih postajah se bo s sistemom povezovalo veliko računovodskih sistemov, dokumentnih sistemov in tako naprej.
Kako se odločiti za pravega, katera merila so najpomembnejša? Kje so glavne razlike med ponudniki?
Gre za poslovno odločitev podjetja. Odvisno je od števila izdanih in prejetih računov ter cene. Vsak naj se pozanima o tem, katere možnosti ima, in si izbere najprimernejšo pot.
Kako podjetje ve, katerega ponudnika izbrati?
Na spletni strani UJP imamo objavljeno bazo ponudnikov elektronskih poti, s katerimi imamo sklenjeno pogodbo in s katerimi je mogoče izmenjavati e-račune. Imamo objavljen tudi seznam bank, ki sodelujejo v izmenjavi. Oba seznama sproti posodabljamo. Če izberete kateregakoli izmed ponudnikov v bazi, pomeni, da lahko že danes račun pride do proračunskega uporabnika. Če z nami ponudnik elektronskih poti nima podpisane pogodbe, pa to ni gotovo.
Sistemi bodo najverjetneje usklajeni. Torej če neko podjetje e-račun pošilja proračunskemu uporabniku, lahko isti sistem uporabi za izdajo e-računa drugemu podjetju?
Da. Ne vem sicer, ali so vsi ponudniki elektronskih poti povezani z bankami ali med seboj, medtem ko banke med sabo so. Torej, katerikoli banki račun oddate, do prejemnika pride brez težav. Cilj je, da e-račun prispe do prejemnika naslednji dan, a izkušnje kažejo, da večinoma lahko pride že isti dan.
Ponudnikov elektronskih poti je že zdaj več. Ali pričakujete, da se bo njihovo število še povečevalo?
Gotovo se bodo ponudniki še spreminjali. Zdaj so se vključili tisti, ki so te storitve že ponujali, in tisti, ki v e-računih vidijo priložnost. Ker gre še vedno za nekakšno novost na trgu, mislim, da se bo konkurenca še razvijala.
Prihranek, ki ga omogočajo e-računi, bi lahko privedel do tega, da bi bilo v Sloveniji 70 odstotkov poslovanja pokritega z e-računi. A to se bo zgodilo šele čez nekaj let.
Kje so še neznanke pred uvedbo e-računov?
Največ vprašanj je prav o tem, katera pot je najugodnejša. O tem se je treba pozanimati pri ponudnikih. Menim pa, da težave ne bodo tehnične, temveč povezane s pristopom k prenovi procesov.
Meja za izdajanje e-računov prek vašega portala je pet računov na mesec. Je ta meja trdno določena?
Ne. Pri analizi izdajateljev računov smo opazili veliko zelo malih izdajateljev, ki bi imeli visoke stroške in težave s pripravo računa v elektronski obliki. Tu gre za kmete, samostojne podjetnike in druge. Portal, ki bo začel delovati januarja in bo od konca septembra na voljo v preizkusni različici, je rešitev tega. Pet računov na mesec je naša trenutna ocena. Želimo, da bi velika podjetja in veliki izdajatelji z izdajo e-računov pozitivno vplivali na razvoj izmenjave e-računov tudi med poslovnimi subjekti, česar pa z izkoriščanjem portala ne bi zagotovili.
Kako podjetja vedo, ali je tisti, ki mu izdajajo račun, med proračunskimi uporabniki?
Že januarja smo proračunske uporabnike opomnili, naj svoje izdajatelje računov opozorijo na to novost. Sodelujemo tudi na različnih seminarjih o tej temi. UJP je objavil seznam proračunskih uporabnikov. Pripravljamo brezplačen register, iz katerega bo razvidno, kdo vse je proračunski uporabnik. Če torej podjetje ni prepričano, ali je prejemnik računa proračunski uporabnik, mu bodo tu na voljo vsi potrebni podatki.
Kako daleč smo še od tega, da bodo proračunski uporabniki izdajali le še e-račune?
Zakon določa, da je izdaja e-računa mogoča, če se s tem strinja prejemnik računa. Država je z dopolnitvami zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike izrazila strinjanje, da e-račune prejema. Pravnih in predvsem fizičnih oseb v to ni mogoče prisiliti. Prihranek, ki ga omogočajo e-računi, pa bi lahko privedel do tega, da bi bilo v Sloveniji 70 odstotkov poslovanja pokritega z e-računi. A to se bo zgodilo šele čez nekaj let.
Kako ima tujina urejeno področje e-računov? Ste se po kom zgledovali?
Avstrija ima področje e-računov za javni sektor že urejeno, Italija prav tako. Vsebinsko in strukturno so med nami neke razlike. Slovenija ni med prvimi državami, ki uvajajo e-račune, a nismo niti med zadnjimi. Želimo urediti tudi to, da bo mogoče izmenjevati e-račune s tujino, a to načrtujemo šele v drugi fazi. Pri postavitvi sistema smo se zgledovali tako po izkušnjah drugih držav kot po lastnih izkušnjah. Od leta 2006 sodelujemo v različnih skupinah v Sloveniji. In z leti smo prišli do te rešitve. Ko smo ugotovili, da se da dober rezultat doseči z ne prevelikimi naložbami, smo se odločili za ureditev tega področja z zakonom.
Kako bo z nadzorom nad uporabo elektronskih računov?
Kazenske sankcije za prejem e-računa so predvidene le, če ga prejemnik - proračunski uporabnik - dobi mimo vstopne točke UJP. Ni pa prekršek, če je račun prejet v drugi obliki, recimo papirni. To ni sankcionirano. Verjamemo pa, da bodo proračunski uporabniki zahtevali e-račun, saj je to ceneje. Če proračunski uporabniki prejmejo papirnat račun, gre za kršenje zakona, ni pa prekršek. Če podjetje e-računov ne bo izdajalo, se proračunski uporabnik lahko obrne na novega dobavitelja, ki je e-račune sposoben izdajati.
Kakšni so stroški z uvedbo sistema za e-račune?
Gre za različne aplikacije, zato so stroški različni. Pri svojem procesu izdajanja elektronskega računa mora vsako podjetje ugotoviti, prek katerega sistema ga izdaja. Ali je to računovodski ali dokumentni sistem. Podjetje mora tudi ugotoviti, kako se lahko zdajšnji sistem nadgradi. Nekateri sistemi že omogočajo izdajanje e-računov, spet pri drugih so potrebne celostne spremembe. Zato so stroški lahko zelo različni. Največji prihranki pa bodo prav pri obdelavi računov in pri elektronski hrambi računov.
Intervju je bil 11. septembra objavljen v časniku Finance v članku E-računi za proračunske uporabnike so le prvi korak.
